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第三届中国—亚欧博览会会议服务招标公告

2013年08月07日 16:11:36 稿源: 亚欧博览会官网  

    中国—亚欧博览会是由国务院批准的国家级、国际性博览会。已分别于2011年、2012年成功举办两届,国内外影响力不断扩大。为进一步提高中国-亚欧博览会专业化水平,第三届中国-亚欧博览会秘书处决定将有关会议服务工作面向社会公开招标。

    一、会议服务内容

    第三届中国-亚欧博览会相关会议,约为20场次(详见会议目录)。具体会议服务内容包括:

    (一)会务服务

    1、会前服务

    根据博览局要求设计会议方案、会议议程、会议名单、会议通知;通知参会单位、人员参会事宜,及时汇总回执和反馈情况;根据会议要求和规格,通知媒体参加;印刷编订为会场参会人员发放的会议材料。

    根据要求安排专业会议主持人会场租赁及会场布置;会议背景板及布标的制作与悬挂搭建;参会领导和重要嘉宾桌签制作与摆放;博览会专用会议记录本、笔、台夹和纸张用品的制作与摆放;茶叶、专用茶杯、饮用水的摆放;参会人员胸牌、挂牌,会议签到本、签到笔的准备及摆放;会场外标识、指示系统的安放。

    2、会中服务

    由主入口至会议现场入口的礼仪引导员的聘用;会场内座次引导员、主席台领导引领员的聘用;根据会议时间、规模和级别,配备茶水;登记签到台、速记速录人员;

    3、会后服务

    根据会议记录,整理、编印会议工作手册;整理录音、录像、速记速录等,形成规范的会议档案材料;为官方网站提供新闻稿及图片。

    (二)会务资料的录入、印制和发放

    1、会议通知、纪要、简报等文件的发放;

    2、会议档案资料的收集、编撰、印制工作;

    3、证件标识相关信息的采集、录入和证件发放;

    4、参展参会嘉宾信息的采集、录入及相关资料的精准发放及有关事项的精准沟通;

    5、有关纪念品的发放。

    (三)相关人员培训

    对会务工作部相关专业人员进行培训,包括师资、场地的确定,培训效果的评估等工作。

    (四)重大活动的信息沟通、乘车组织等服务

    对重大活动受邀人员精准发放请柬;集中乘车人员方案的制定、信息的对接和组织;活动参加人员的进场和退场的组织。

    (五)其他服务

    根据会议安排,有观摩学习内容的,另行提出具体方案、费用预算。

    如需要为部分外地参会人员安排接送机、宾馆预定、餐食预定等服务,另行提出方案和预算。

    根据会务需要,有设备租赁的,另行提出方案和预算。

    二、有关说明

    1、招标文件发布:2013年4月16日在新疆都市报及中国-亚欧博览会官网上同时发布。

    2、投标要求:2013年4月24日16:30之前,向新疆国际博览会事务局提交书面的项目投标和报价书(正本一份,副本七份)。投标单位必须在此时间之前,将投标文件直接或邮寄送达至指定联系人,逾期的投标文件将不被接收。

    3、投标地点和联系方式:新疆国际博览会事务局策划发展部

    4、评标时间和地点:2013年4月底在博览局进行评标,具体时间另行通知。

    三、投标资格

    1、投标单位必须为国家工商注册的合法的独立机构,持有有效的企业法人营业执照,具有独立签约的主体资格,具有大型会议服务经验,最近5年内在行业内无不良纪录。

    2、投标单位保证投标文件、全部资料的合法性和真实性,拥有充分、完全、排他的知识产权。

    3、投标单位能够与招标单位就会议服务的有关事项及时沟通。

    四、投标须知

    投标单位在投标之前必须认真阅读本招标书的说明、条件和规范等所有内容,投标单位因未能遵循此要求而造成的对本招标书所要求投标单位提供的任何资料、信息、数据的遗漏或任何非针对招标书要求项目的报价均须自担风险并承担可能导致其标书被废弃的后果。

    (一)投标文件形式:

    投标单位应将所有文件包装好进行密封,标明项目名称及投标单位名称、联系人姓名、联系方式等,不接受传真、电子邮件等其它不密封形式的投标资料。

    (二)投标材料包括:

    (1) 费用报价明细;

    (2) 针对会务接待的流程,要求等明晰;

    (3) 其它必要附件:

    ① 授权书:

    指投标单位法定代表人授权给投标负责人(将来的项目经理)的文件,以代表自己参加项目方举行的招标,并承担一切法律责任。

    ② 资格证明文件,包括投标单位公司营业执照副本。

    ③ 投标单位情况介绍,即公司基本情况介绍。

    ④ 其它特别要求或说明,投标单位根据自己的情况,提出的各项要求或说明。

    (三)投标书的修改:

    (1) 在投标截止时间之前任何时间,招标单位具有可能由于某种原因(无论是招标单位提出的或由投标单位要求招标单位澄清招标书内容而引起的)而修改本招标书之内容的权利。如招标方对招标书进行修改,则标书的截止日期亦作相应的调整。

    (2) 招标书的修改将以书面形式通知所有已从招标单位取得招标书的投标单位。同时,为了使投标单位有充分时间在投标书中反映所有招标书修改的内容,招标单位可根据需要,自行决定延长递交投标书的截止时间。

    (3) 投标单位须提交投标书原件一份、副本七份,并分别在封面上明显位置注明“原件”和“副本”字样。当原件与副本内容不一致时作废标处理。所有投标书(原件和副本)须打印成册,由法定代表人或其授权人签署认可。投标书中不得有任何擦涂、更改痕迹。若须改正错漏,须由投标书签发人在更正处加签。投标单位提交的所有资格证明资料不得出现伪造痕迹,一经发现,其投标资格自动取消。

    (4) 在收标截止时间至中标通知发出时间,投标单位不得撤回投标书。

    (四)投标费用:

    投标单位需承担与本次投标有关的自身所发生的所有费用,包括标书准备、提交及其它相关费用。无论投标结果如何,招标单位不承担、分担任何上述费用。

    五、评标办法及结果公布

    (一)开标:

    收标截止日后两日之内开标,届时招标单位将审查投标书是否完整,并进行初审,所有不符合要求的投标书将作为废标处理。

    (二)评标:

    开标之后,新疆国际博览会事务局将组织专家进行评标,最后进行比较评估,确定中标单位。

    (三)公布结果:

    新疆国际博览会事务局将在网上或以书面形式公布中标结果、通知中标单位,未中标者不再另行通知,投标文件不退回。

    (四)保密:

    (1) 开标后直至中标公布之前,所有有关投标书的初审、评估、比较等内容不得透露给任何投标单位或其他与评标、定标无关的第三者。

    (2) 任何投标单位在中标公布之前不得与招标单位联系询问评估情况及其它内容,投标单位任何试图影响招标单位公正评标的行为都将导致其投标书作废标处理。

    附件一:第三届中国-亚欧博览会拟举办会议目录

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